Leer-Werkbanen

Vacature: Project)secretaresse ter ondersteuning van manager

Referentie: HLS-V19548

Klant / soort bedrijf
vereniging van Gemeente
Werklocatie:
den haag/deels thuiswerk
Functiecategorie
Administratief/secretarieel
Functienaam
Office manager
Opleiding
MBO, HBO
Dienstverband
Fulltime
Salarisindicatie € / mnd, bruto
in overleg
 
Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 355 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!

Beschrijving functie

Dit is een deelbaan over twee afdelingen

GBI (4 uur)
Om de dienstverlening op het gebied van inkomenszekerheid te verbeteren, nemen gemeenten samen het initiatief om op basis van ervaringen goede oplossingen te bedenken die snel en eenvoudig toepasbaar zijn. Eerst worden deze toepassingen door koplopergemeenten beproeft en waar nodig verbeterd, daarna kunnen andere gemeenten de toepassing ook gebruiken. Door gezamenlijk op te trekken binnen het inkomensdomein wordt bijgedragen aan een betere en gepersonaliseerde dienstverlening en efficiëntere processen. Op dit moment wordt gewerkt aan de processen rondom Bbz, IIT, ALO en terug-en invordering.

GGB (8 uur)
Het Gemeentelijk Geo-Beraad, kortweg het GGB, is het intergemeentelijk en interbestuurlijk kennisplatform op het gebied van vastgoed-, WOZ- en geo-informatie. In 2011 hebben de VNG, DataLand en gemeenten het GGB opgericht om (geo-)managers van gemeenten de gelegenheid te geven invloed uit te oefenen op de ontwikkelingen en beleidsvoornemens op het gebied van vastgoed-, WOZ- en geo-informatie en
gemeentelijke bestuurders te ondersteunen bij het komen tot een gezamenlijk advies op
dit gebied. De doelstellingen van het GGB zijn dan ook:
1. Optimale kennisinteractie en standpuntbepaling tussen VNG en gemeenten;
2. Gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen;
3. Verzorgen van actuele communicatie.
1.4 Omschrijving van de opdracht

Het doel van de inzet van (project)ondersteuning is dat werkzaamheden van secretariële- administratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van basisteam Proberen en projecten bij VNG Realisatie.

Werkzaamheden
Proactief beheer (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk) van de mailbox van de manager;
Prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen.
Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling
Beheren van een complexe agenda van de manager;
Het organiseren van bijeenkomsten en overleggen
zorgdragen voor het tijdig klaarzetten (tevens in Ibabs) van presentaties
op- en afbouw van vergaderruimten/locaties;
Voorbereiding, deelneming en verslaglegging van vergaderingen;
Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten;
Het ondersteunen van basisteamleden en procesondersteuning;
Archiveren van (digitale) documenten;
Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
Ondersteunen van collega’s op het secretariaat.