Leer-Werkbanen

Vacature: Directie secetaresse

Referentie: HLS-V19413

Klant / soort bedrijf
vereniging van Gemeente
Werklocatie:
thuis
Functiecategorie
Administratief/secretarieel
Functienaam
Secretaresse
Opleiding
HBO
Dienstverband
Fulltime
Salarisindicatie € / mnd, bruto
in overleg
 
Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 355 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!

Beschrijving functie

Jij gaat aan de slag binnen het team Leefomgeving (primair) en het programmateam Omgevingswet.

In team Leefomgeving ben je als teamsecretaris de schakel tussen de collega’s van het team en de staf, ondersteun jij team- en projectleiders bij de financiële en contractuele afhandeling van (subsidie)projecten. Je bewaakt hierbij de bedrijfsvoering in een politiek dynamische omgeving. Daarnaast lever je organisatorische input en ondersteuning aan de diverse beleidsvraagstukken en teammanagement.

Daarnaast maak je deel uit van het Managementoffice Leefomgeving (MO) in oprichting. Je bent samen met het MO verantwoordelijk voor o.a. het vastleggen van verplichtingen en je hebt een rol in het proces rond inhuur en aannemen van medewerkers.
Samen met de secretarissen van het programma Energie en Omgevingswet ben je verantwoordelijk voor het aanbrengen van meer samenhang tussen de teams binnen het fysieke domein.
Met als doel
om meer inzicht te bieden in de financiën en bemensing van fysiek domein breed en het stroomlijnen van werkwijzen en procedures.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Het overzicht bewaken van- en het ondersteunen bij bedrijfsvoeringvraagstukken binnen het fysieke domein
Dossierbeheer bij team Leefomgeving en het programmateam Omgevingswet.
Het mede-opstellen van de rapportages voor het Fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU).
Het ondersteunen van de teamleider bij het sturen op risico’s.
Het opstellen van jaarplannen- en werkplannen voor het team Leefomgeving.
Het voorbereiden en (mede)organiseren van sessies en bijeenkomsten (o.a. de teamsessie van team Leefomgeving en het wekelijks oploopje).
Het ondersteunen van projectleiders en teamleden bij beleidsinhoudelijke vraagstukken.
Het bevorderen van de samenhang tussen de (programma)teams Leefomgeving, Omgevingswet en Energie

Eisen
Minimaal 2 jaar werkervaring op HBO werk- en denkniveau met het werken in een projectmatige (werk)omgeving.

Minimaal 6 maanden werkervaring als (project)secretaris.
aantoonbare werkervaring in de rol van project medewerker, project ondersteuning, (project)secretaris binnen de gemeente
aantoonbare werkervaring met ondersteunende systemen voor administratieve processen;
o.a.
inkoop of verplichtingen -administratie, workflow management systeem, documentmanagementsystemen (zoals Corsa).
aantoonbare werkervaring met Microsoftapplicaties